Spezialist für Kanzlei-Organisation (m/w/d)
in Düsseldorf
Aktuelles
Jobangebot

Ihr Profil

• Organisationstalent zählt mehr als bisherige Branchenkenntnisse.
• Sie haben Freude am Umgang mit Menschen, verfügen über ein hohes Maß an Empathie sowie Kommunikationsstärke und Fingerspitzengefühl in HR-Themen.
• Sie sind konfliktfähig und scheuen sich nicht, auch unangenehme Themen – etwa Qualitäts- oder Termindefizite bei Mandaten oder herausfordernde Personalgespräche – klar, sachlich und lösungsorientiert anzusprechen.
• Sie zeigen Durchsetzungsvermögen und treffen notwendige Entscheidungen, vermitteln dabei geschickt zwischen unterschiedlichen Interessen.
• Sie arbeiten analytisch, strukturiert und zahlenaffin und behalten auch bei mehreren Prozessen und Aufgaben den Überblick.
• Sie sind sicher im Umgang mit MS-Office-Produkten, insbesondere Excel, und offen für den Einsatz digitaler Auswertungs- und Controllingtools.
• Sie arbeiten eigenständig, diskret, zielorientiert und zuverlässig.
• Sie sind teamorientiert und leben unsere Dienstleistungskultur nach innen wie nach außen.

Ihre Aufgaben

Ihre Tätigkeit gliedert sich zu etwa gleichen Teilen in zwei Aufgabenfelder:

HR-Aufgaben

• Sie begleiten den gesamten Employee Lifecycle – von der Personalauswahl über das Onboarding bis hin zu Personalentwicklungsmaßnahmen.
• Sie unterstützen die Partner bei Personalgesprächen, Zielvereinbarungen und der Weiterentwicklung unserer Feedback- und Beurteilungsprozesse.
• Sie bereiten Leistungsübersichten und Daten für Mitarbeitergespräche auf, um eine objektive Grundlage für Feedback und Entwicklung zu schaffen.
• Sie koordinieren Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen unserer Mitarbeitenden und behalten Qualifikationsanforderungen (z. B. Berufsexamina) im Blick.
• Sie wirken an der Weiterentwicklung unserer Arbeitgebermarke sowie an Recruiting-Maßnahmen mit.
• Sie sind Ansprechpartner für Mitarbeitende in personalrelevanten Fragestellungen und arbeiten eng mit der Kanzleileitung zusammen.

Controlling-Aufgaben

• Sie überprüfen laufend prozessual – nicht fachlich-inhaltlich – die laufenden Finanzbuchhaltungs- (FiBu), Lohnbuchhaltungs- (LoBu) und Jahresabschlussaufträge anhand definierter Kennzahlen, Fristen und Qualitätsstandards.
• Sie übernehmen die zentrale Auftragsplanung und -steuerung der Mandate im Bereich FiBu und LoBu, nutzen unsere Planungssoftware und stellen eine realistische Auslastung im Team sicher.
• Sie identifizieren anhand von KPIs Auffälligkeiten, Engpässe und Verbesserungspotenziale in den Mandatsprozessen und sprechen diese mit den zuständigen Mitarbeitern und Teams ab.
• Sie behalten die Bearbeitungszeiten laufender Aufträge im Blick und leiten in Absprache mit den Partnern Maßnahmen zur Effizienzsteigerung ein.
• Sie erstellen regelmäßige Auswertungen und Reportings zur Auslastung, Produktivität und Prozessqualität für die Partner.
• Sie sind zentraler Ansprechpartner für Fragen zur Arbeitsverteilung und Zeiterfassung und unterstützen Mitarbeitende bei einer effizienten Aufgabenplanung.
• Sie unterstützen bei der Digitalisierung und Automatisierung von Controlling-Prozessen (z. B. im Rahmen bestehender DATEV- und Digitalisierungsinitiativen der Kanzlei).
• Sie unterstützen die Kanzleileitung bei der jährlichen Mandats- und Kapazitätsplanung.